Mundo Calidad conversó con el Ingeniero Agustín Martos, Past-Director de Certificaciones de Novaveritas S.A. del Paraguay y actual Presidente Ejecutivo de TNV Certificaciones de Panamá, sobre la importancia de certificar bajo normas ISO y el proceso recomendado para lograrlo con éxito.
Según Martos, la certificación ISO no es solo un documento que avala el cumplimiento de requisitos; es la evidencia del compromiso de una organización con la calidad, la seguridad, el ambiente o cualquier otro ámbito de gestión relevante. Obtenerla implica adoptar una cultura de mejora continua y alinear los procesos a estándares internacionales reconocidos.
El Director de Certificaciones explicó que, aunque cada norma ISO tiene sus requisitos específicos, el proceso de implementación y certificación suele seguir ciertas etapas comunes que aseguran su efectividad. A continuación, se detalla el flujo de actividades recomendado para organizaciones que buscan certificarse:
1. Comprender la Norma y Sus Requisitos
El primer paso es conocer en profundidad la norma ISO específica. Por ejemplo, ISO 9001 para sistemas de gestión de calidad, ISO 14001 para ambiental o ISO 45001 para salud y seguridad en el trabajo. Comprender sus requisitos permite planificar la implementación de manera estratégica y evitar interpretaciones erróneas.
Para ello es fundamental que el talento humano de la organización se capacite en las normas pertinentes.
2. Compromiso de la Alta Dirección
Para Martos, este es un factor crítico de éxito: sin el apoyo y liderazgo de la alta gerencia, cualquier intento de implementación está destinado a fracasar. La dirección debe comprometerse a dotar de recursos, definir políticas y alinear los objetivos estratégicos al sistema de gestión.
3. Formación y Designación de un Equipo de Implementación
El talento humano es la clave. Se debe capacitar a todos los involucrados en los requisitos de la norma, y designar un equipo de implementación que coordine las actividades. Este equipo necesita formación técnica en la norma y habilidades en gestión del cambio.
4. Análisis de Brechas
Realizar un análisis de brechas (gap analysis) es esencial para identificar qué requisitos ya se cumplen y cuáles requieren ajustes o rediseño de procesos. Este diagnóstico permite establecer un plan de acción claro y realista.
5. Documentación del Sistema de Gestión
El desarrollo de la documentación necesaria incluye políticas, manuales, procedimientos y registros. Martos enfatiza que la documentación debe ser adecuada a la organización, evitando la burocracia excesiva y asegurando que sea práctica y entendible.
6. Implementación de los Requisitos
Los requisitos de la norma deben integrarse en todos los procesos de la organización. Esto implica gestionar riesgos y oportunidades, definir indicadores de desempeño y asegurar la participación activa de todos los colaboradores.
7. Auditorías Internas
Antes de certificar, la organización debe realizar al menos una auditoría interna para verificar el cumplimiento de la norma y detectar oportunidades de mejora. Estas auditorías internas son un ejercicio de autoevaluación crítica y profesional.
8. Revisión por la Dirección
La alta dirección debe revisar periódicamente el desempeño del sistema de gestión. Normalmente, esta revisión se realiza al menos una vez al año, analizando resultados de auditorías internas, desempeño de procesos y acciones de mejora.
9. Selección de una Entidad de Certificación
Elegir una certificadora acreditada es clave. Martos advierte que no todas las entidades tienen acreditación para todas las normas, por lo que se debe verificar este aspecto para garantizar la validez del certificado. Novaveritas, por ejemplo, trabaja con entidades internacionales acreditadas que emiten certificados avalados por el Foro Internacional de Acreditación (IAF).
10. Auditoría de Certificación
La entidad certificadora realiza una auditoría exhaustiva, que incluye entrevistas, revisión de documentos, observación de procesos y verificación del cumplimiento legal. El auditor líder debe tener competencia demostrada en la norma evaluada.
11. Emisión del Certificado
Si la auditoría es superada con éxito, la organización obtiene el certificado ISO, que normalmente tiene una validez de tres años, sujeto a auditorías de seguimiento anuales que confirmen el mantenimiento del sistema.
12. Mantenimiento y Mejora Continua
Finalmente, el trabajo no termina con la certificación. Mantener y mejorar el sistema de gestión es un requisito permanente. Las organizaciones deben identificar continuamente oportunidades de mejora, gestionar cambios y demostrar conformidad constante con la norma.
